Responsable: Pedylo Latam
Identificación: 43162448
Domicilio: Itagüí, Antioquia, Colombia
Canal de privacidad y ejercicio de derechos: notificaciones@pedylo.com
Fecha de actualización: 28 de octubre de 2026
1. Objeto y alcance
Esta política informa cómo Pedylo trata datos personales en relación con sus servicios de software como servicio (SaaS) para empresas, atención al cliente y gestión de conversaciones, integraciones con WhatsApp Business, punto de venta (POS) y gestión comercial, funciones de inteligencia artificial, integraciones con Meta y servicios publicitarios para empresas clientes, facturación electrónica, pagos, logística y entregas.
Las operaciones concretas dependen del producto contratado, los módulos activados, la configuración y las instrucciones de la empresa cliente. Esta política se interpreta junto con los contratos, avisos presentados al recolectar datos y condiciones específicas de cada servicio.
2. Marco normativo y principios
Cuando resulte aplicable la legislación colombiana, el tratamiento se rige principalmente por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen. El tratamiento observará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Los datos se tratarán para finalidades legítimas, explícitas e informadas; serán pertinentes y limitados a lo necesario; y no se conservarán por más tiempo del requerido por la finalidad y las obligaciones aplicables.
3. Personas y datos comprendidos
Según el servicio, pueden estar comprendidos datos de representantes, empleados, contratistas, usuarios autorizados, proveedores y contactos comerciales; personas que solicitan información o soporte; y clientes finales, compradores, destinatarios de entregas u otras personas cuyos datos una empresa cliente incorpore a los sistemas.
Las categorías de datos pueden incluir:
Identificación y contacto: nombre, documento cuando corresponda, teléfono, correo, dirección y datos de empresa o cargo.
Cuenta y uso del servicio: usuario, permisos, configuración, registros de acceso y actividad necesarios para operar y proteger la plataforma.
Operaciones comerciales: pedidos, productos, compras, facturas, referencias de pago, historial comercial, beneficios o puntos, y datos de entrega.
Atención y mensajería: identificadores de contacto o conversación, mensajes, archivos enviados, historial de atención, etiquetas, estados y metadatos del canal.
Funciones de IA: instrucciones, preguntas, mensajes, documentos u otra información que el usuario o cliente introduzca para obtener una respuesta o ejecutar una función.
Datos técnicos: información de diagnóstico, errores, disponibilidad y seguridad generada al utilizar el servicio.
No todas las categorías se recogen en todos los servicios. No se deben introducir datos sensibles si no son necesarios para una finalidad legítima y no se cuenta con la base jurídica y las garantías exigibles.
4. Finalidades
Los datos podrán tratarse, de acuerdo con el servicio y el rol de Pedylo, para:
Crear y administrar cuentas, empresas, sucursales, usuarios, permisos y configuraciones.
Prestar, operar, mantener, personalizar y dar soporte a los servicios contratados.
Gestionar relaciones comerciales, solicitudes, comunicaciones y atención al cliente.
Procesar operaciones de POS, pedidos, compras, facturación, pagos, logística y entregas.
Conectar y operar canales de mensajería y herramientas empresariales solicitadas por el cliente.
Ejecutar funciones de inteligencia artificial solicitadas por el usuario o habilitadas por el cliente.
Mantener la integridad, disponibilidad y seguridad del servicio, diagnosticar errores y prevenir accesos no autorizados.
Cumplir obligaciones legales, contables, fiscales y contractuales y atender requerimientos válidos de autoridades.
Gestionar consultas, reclamos, ejercicio de derechos, controversias y defensa de reclamaciones.
Publicidad y analítica. La información proporcionada para esta política indica que Pedylo no utiliza publicidad ni analítica propias. La integración de herramientas publicitarias o de Meta para empresas clientes es distinta del uso de publicidad o analítica para fines propios de Pedylo. Si cambia esta práctica o se habilitan tecnologías de medición en sitios o aplicaciones, se informarán las finalidades y se obtendrán las autorizaciones que correspondan.
5. Rol de Pedylo y responsabilidad de las empresas clientes
Pedylo puede actuar como responsable del tratamiento cuando determina las finalidades y los medios esenciales de tratamientos propios, por ejemplo, los relacionados con la administración de cuentas comerciales, contratación, facturación, soporte y seguridad.
Pedylo puede actuar como encargado del tratamiento cuando procesa datos por cuenta de una empresa cliente y siguiendo sus instrucciones, por ejemplo, al alojar o gestionar información de sus usuarios, compradores, conversaciones, pedidos o entregas. El rol se determina por cada operación y no solamente por el nombre del producto.
Cuando una empresa cliente incorpora datos personales a Pedylo, esa empresa debe contar con la autorización o fundamento jurídico que corresponda, informar a los titulares sobre las finalidades bajo su responsabilidad y determinar las instrucciones aplicables. Pedylo tratará esos datos conforme al servicio contratado, las instrucciones válidas y la normativa aplicable. Las solicitudes que correspondan a datos administrados por una empresa cliente podrán coordinarse con ella, sin desconocer los deberes legales que correspondan a Pedylo.
6. Autorización y fundamento del tratamiento
Cuando la ley exija autorización, esta será previa, expresa e informada, estará vinculada a finalidades determinadas y se conservará prueba que permita consultarla posteriormente. La autorización podrá recabarse por medios físicos o electrónicos que permitan acreditar su otorgamiento.
El tratamiento podrá realizarse sin autorización únicamente en los supuestos previstos por la ley. La aceptación o lectura de esta política no sustituye por sí sola una autorización específica cuando esta sea legalmente necesaria. Si se incorporan nuevas finalidades que requieran autorización adicional, se cumplirán previamente los deberes de información y consentimiento correspondientes.
7. Proveedores, integraciones y pagos
Los servicios pueden conectarse con proveedores externos seleccionados para funciones como mensajería, infraestructura tecnológica, inteligencia artificial, facturación, pagos, logística o plataformas empresariales. La información comunicada a cada proveedor se limitará a lo necesario para la función activada y estará sujeta a las condiciones contractuales y legales aplicables.
Se ha informado que Wompi es una pasarela de pagos utilizada en el ecosistema de Pedylo. Los datos concretos que recibe cada parte dependen de la integración y de la operación. Pedylo no afirma en esta política que almacene o que nunca almacene números completos de tarjeta u otros datos financieros; el tratamiento se sujetará a la configuración efectiva del servicio y a las condiciones del proveedor.
Los proveedores pueden actuar como responsables independientes o como encargados, según la operación. Cuando corresponda, se establecerán obligaciones de confidencialidad, seguridad, finalidad y tratamiento conforme a instrucciones. Los datos también podrán comunicarse a autoridades cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido.
8. Inteligencia artificial
Cuando se utilicen funciones de inteligencia artificial, la información que el usuario introduzca o que el cliente configure para procesar podrá ser enviada al componente o proveedor tecnológico necesario para generar la respuesta o ejecutar la función solicitada. Los datos tratados dependerán de la función habilitada y de la configuración correspondiente.
Los usuarios y empresas clientes deben evitar incluir información personal que no sea necesaria para la solicitud. Las funciones de IA no eliminan las obligaciones de protección de datos: el responsable de cada tratamiento debe contar con la base jurídica pertinente, informar las finalidades y aplicar medidas apropiadas. No se afirma que los datos se utilicen para entrenar modelos ni que nunca se utilicen para ese fin; esa cuestión depende del proveedor y de las condiciones específicas del servicio utilizado.
9. Cookies y tecnologías similares
Los sitios y aplicaciones pueden utilizar cookies, almacenamiento local, registros técnicos u otras tecnologías necesarias para autenticación, seguridad, preferencias y funcionamiento. La presencia, finalidad, duración y proveedor de estas tecnologías puede variar por dominio, producto y configuración.
Cuando se utilicen tecnologías no necesarias que requieran información o consentimiento, se presentará el aviso o mecanismo correspondiente. Los usuarios pueden revisar la configuración de su navegador o dispositivo; deshabilitar tecnologías estrictamente necesarias puede afectar algunas funciones.
10. Derechos de los titulares
En los términos de la normativa aplicable, el titular puede:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización cuando sea exigible.
Solicitar información, previa petición, sobre el uso dado a sus datos.
Presentar consultas y reclamos sobre el tratamiento.
Solicitar la supresión de datos o la revocatoria de la autorización cuando proceda legalmente.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante el responsable o encargado cuando la ley así lo exija.
Estos derechos están sujetos a las excepciones legales y no obligan a eliminar información que deba conservarse por un deber legal, contractual o para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones.
11. Procedimiento de consultas y reclamos
Las solicitudes se reciben en notificaciones@pedylo.com. La solicitud debe identificar al titular y describir claramente el derecho que desea ejercer. Pedylo podrá pedir información razonable para verificar identidad o representación y localizar los datos. Por seguridad, no se deben enviar contraseñas ni números completos de tarjetas.
Consultas. Las consultas se atenderán en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible responder en ese plazo, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.
Reclamos. Para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización cuando proceda o denunciar un presunto incumplimiento, el titular puede presentar un reclamo. Si está incompleto, se requerirá su subsanación conforme a la ley. El término general para responder es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción del reclamo completo. Si no es posible responder en ese plazo, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.
Cuando Pedylo actúe como encargado y la solicitud corresponda a decisiones o datos bajo responsabilidad de una empresa cliente, podrá coordinar la respuesta con dicha empresa, sin perjuicio de las obligaciones legales de Pedylo. Se conservará constancia de la recepción y trámite de las solicitudes.
12. Seguridad y confidencialidad
Pedylo debe aplicar medidas técnicas, humanas y administrativas apropiadas para proteger los datos frente a pérdida, adulteración, uso, acceso o divulgación no autorizados, de acuerdo con la naturaleza de los datos, el contexto y los riesgos del tratamiento. El acceso debe limitarse a quienes lo necesiten para funciones autorizadas y las personas que intervengan en el tratamiento deben guardar confidencialidad cuando corresponda.
Esta política no constituye una certificación de seguridad ni una declaración de que exista una certificación específica. Las medidas concretas deben corresponder a los controles realmente implementados y a los compromisos contractuales aplicables.
13. Datos sensibles y de menores de edad
El tratamiento de datos sensibles está sujeto a las restricciones y excepciones de la ley. Cuando sea legalmente admisible, se informará al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo las excepciones legales, y se obtendrá autorización explícita cuando corresponda. No se condicionará un servicio al suministro de datos sensibles que no sean necesarios.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está sujeto a las reglas especiales aplicables, al interés superior del menor y al respeto de sus derechos fundamentales. Las empresas clientes deben evaluar si la información que incorporan puede incluir estas categorías y adoptar las medidas correspondientes.
14. Conservación, supresión y bloqueo
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contables, fiscales, contractuales o de defensa de reclamaciones que resulten aplicables. El plazo puede variar según la categoría de datos, el servicio y el rol de Pedylo.
Cuando los datos dejen de ser necesarios y no exista obligación de conservarlos, se suprimirán, anonimizarán o se aplicarán las restricciones que correspondan, conforme a los procedimientos y posibilidades técnicas del servicio. Las solicitudes de supresión no prevalecerán sobre deberes legales de conservación. El cierre de una cuenta o la terminación de un contrato se gestionará conforme a las condiciones del servicio y las obligaciones aplicables.
15. Transmisión y transferencia de datos
Para prestar servicios integrados, los datos pueden ser tratados por proveedores ubicados en Colombia u otros países. La operación puede constituir una transmisión a un encargado o una transferencia a otro responsable; su clasificación depende de las funciones y acuerdos concretos. En cada caso deberán cumplirse las reglas legales aplicables, incluidas las condiciones contractuales para transmisiones internacionales y las restricciones que correspondan a transferencias internacionales.
Cuando una empresa cliente sea responsable del tratamiento, deberá considerar estos flujos al configurar el servicio y proporcionar la información exigible a los titulares. Pedylo limitará el tratamiento a las finalidades y condiciones aplicables al servicio contratado.
16. Cambios, vigencia y acceso a la política
Esta política rige desde la fecha indicada en su encabezado y se mantendrá disponible por los canales oficiales de Pedylo. Podrá actualizarse para reflejar cambios normativos, técnicos o de los servicios. Cuando un cambio sustancial afecte las finalidades o las condiciones de autorización, se informará a los titulares y se obtendrá una nueva autorización cuando legalmente corresponda.
17. Contacto
Para ejercer derechos, presentar consultas o reclamos, o solicitar información sobre esta política, escribir a notificaciones@pedylo.com. La identificación y domicilio informados para Pedylo son los indicados al inicio del documento.
Aviso de privacidad breve
Pedylo trata datos personales para administrar relaciones comerciales y cuentas, prestar y soportar sus servicios SaaS, operar funciones de POS, atención al cliente, WhatsApp Business, IA, facturación, pagos, logística e integraciones solicitadas, proteger la plataforma y cumplir obligaciones legales. Según el servicio, Pedylo puede actuar como responsable o como encargado por cuenta de una empresa cliente. Los titulares pueden conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos, así como ejercer los demás derechos legales, escribiendo a notificaciones@pedylo.com. La política integral debe estar disponible a través del canal oficial de Pedylo.